בשנים האחרונות, עסקים וארגונים רבים עוברים להשתמש בטפסים דיגיטליים במטרה לייעל תהליכים ולהקל על איסוף המידע. עבור עסקים קטנים ובינוניים, פרילנסרים וגם עסקים שעובדים עם עובדי שטח, כמו טכנאי חשמל, תחזוקה ושירות, מילוי טפסים בצורה נוחה וקלה לשימוש מהנייד היא קריטית להצלחת התהליך. בכתבה זו נבחן מספר מערכות טפסים דיגיטליים מובילות בישראל, תוך התמקדות בפרמטרים החשובים לשימוש בשטח, עם דגש מיוחד על Tofsy שמספקת מענה ייחודי ומקיף לעסקים קטנים, פרילנסרים ולעובדי שטח.
קלות בניית הטופס – תהליך פשוט מול תהליך מסובך
קלות בניית הטופס – תהליך פשוט מול תהליך מסובך יכולת בניית הטופס היא נדבך חשוב במיוחד עבור עסקים שאין להם צוות טכני פנימי. ב-Tofsy ניתן ליצור טפסים בממשק ידידותי, תוך מספר לחיצות, וליהנות מעורך טקסט מתקדם וחתימה דיגיטלית מובנית. הממשק מיועד כך שגם מי שאין לו ידע טכני מתקדם יכול להפיק טופס מקצועי ואפקטיבי. עבור צוותי שטח, כמו עובדי תחזוקה, חשוב שהטופס יהיה קל ליצירה ועדכון על ידי מנהל השטח.
לעומת זאת, במערכות אחרות:
- Easy2Sign ו-א מספקות מידע מפורט לגבי קלות בניית הטופס.
- 2Sign מציעה ממשק לבניית טפסים מאפשרת טעינה של PDF וסימון שדות המילוי על גבי ה PDF אך פתרון זה מוגבל משום שאינו מתאים לנייד ובאופן כללי במידה ויש הרבה שדות מילוי
- Tazman מכוונת בעיקר לניהול חוגים ומורים, ואין מידע מפורט על קלות בניית טפסים ייעודיים.
iForms מאפשרת המרה של מסמכי Word או PDF לטפסים, אך בניית הטופס עלולה להיות מוגבלת בפונקציות מתקדמות.
ב-Tofsy ניתן ליצור טופס במהירות ובפשטות, יתרון משמעותי עבור ארגונים ללא צוות IT מיומן.
סרטוני הדרכה – ללמוד להשתמש במערכת במהירות
סרטוני הדרכה הם כלי חשוב למשתמשים חדשים במערכת, במיוחד עבור עסקים שאין להם זמן ללמוד כל פרט. ב-Tofsy, החברה מציעה מגוון של סרטוני הדרכה המנגישים את כל התהליך, כולל יצירת טפסים, שילוב חתימות דיגיטליות, ושליחת המסמך.
מערכות אחרות:
- iForms מספקת סרטוני הדרכה, דבר שעשוי להקל על משתמשים פחות מנוסים.
Tazman, Easy2Sign, ו- לא מציינות אם קיימים סרטוני הדרכה באתר.
התאמה לנייד – חשיבות הנגישות
במצבים שבהם לקוחות וספקים, נדרשים לשתף מידע ולמלא טפסים , ההתאמה למכשירים ניידים היא קריטית. כאשר טופס לא מותאם באופן מלא לנייד, ממלאי הטפסים עשויים להיתקל בקשיים במילוי הנתונים לבזבז זמן יקר. בMyTofsy , המערכת פותחה באופן רספונסיבי לחלוטין, ומותאמת במיוחד למילוי טפסים בנוחות דרך מכשיר הנייד.
בכל הנוגע למערכות אחרות שבדקנו:
- Easy2Sign ו – לא מספקות מידע מפורט בנוגע להתאמה למובייל באתר,
- Tazman מציעה אפליקציה המאפשרת גישה מכל מקום ובכל זמן, אך עדיין, זה דורש התקנה ושימוש באפליקציה ספציפית.
- iForms מתגאה ברספונסיביות מלאה של הטפסים, המאפשרת מילוי מכל מכשיר.
בבחינת התאמה לנייד, myTofsy מצטיינת בכך שהיא לא דורשת תוכנה נוספת או אפליקציה כדי למלא ולחתום דיגיטלית על הטופס, מה שהופך אותה לאידיאלית לעובדי שטח שזקוקים לפתרון פשוט ונגיש.
קבלת המסמך למייל – תיעוד מסודר ונגיש הטופס החתום נשמר אצלכם במייל ללא צורך במערכת נוספת
שליחת המסמך החתום למייל היא פונקציה קריטית לכל מי שמשתמש בטפסים דיגיטליים. היכולת לקבל עותק של הטופס באופן אוטומטי למייל הארגוני או למייל הלקוח מבטיחה שמירה על סדר ובקרה, במיוחד במקרים של חתימות דיגיטליות ואפשרות גישה מהירה וקלה לשליפת הטופס החתום
ב-Tofsy, לאחר מילוי הטופסהטופס נשלח באופן אוטומטי לכתובת המייל שלכם, מה שמקל על מעקב אחרי תהליך החתימה וגם מאפשר לכם למצוא את הטופס החתום בקלות מבלי להתחבר למערכת נוספת, הכל נגיש מהמייל . דמיינו עובד שטח בתחום החשמל שמסיים עבודת תיקון, ויכול לשלוח ללקוח את האישור על השלמת העבודה באופן מיידי.
במערכות אחרות:
- Easy2Sign ו- לא מציינות האם המסמכים נשלחים אוטומטית למייל.
- Tazman גם לא מספקת פרטים על שליחת מסמכים למייל.
- iForms מאפשרת כנראה אפשרות זו, אך אין לכך פירוט רב.
בהיבט של שליחת מסמכים למייל, Tofsy מעניקה את הפתרון הישיר והפשוט ביותר, וגם עבור צוותי שטח שזקוקים לתיעוד בזמן אמת.
התחברות למערכת – פשוט למלא את הטופס ללא סרבול
myTofsy מציעה יתרון ייחודי בכך שאין צורך בהתחברות למערכת למילוי הטופס, מה שהופך את התהליך לנוח ונגיש יותר. עבור עובדי שטח כמו טכנאים או אנשי שירות, היכולת למלא טופס במהירות ובקלות, ללא התחברות למערכת או אפקליקציה, היא יתרון עצום. לעומת זאת, מערכות אחרות כמו Tazman עשויות לדרוש התקנת אפליקציה או כניסה לחשבון.
אפשרות יצירת טפסים שמתאימים לאנשי שטח כגון יומן עבודה או דוחות טכנאי
יצירת טפסים מותאמים אישית לאנשי שטח, כגון יומני עבודה דיגיטליים ודוחות טכנאי, היא פתרון יעיל המאפשר למנהלים ולחברות לעקוב אחרי ביצוע משימות בשטח בצורה מסודרת ,מקצועית ופשוטה להפליא. באמצעות כלים דיגיטליים, אנו יכולים ליצור טפסים אשר ישולבו במערכות ניהול, כך שכל איש שטח יוכל להזין נתונים בזמן אמת, ישירות דרך הטלפון הנייד או המחשב בצורה פשוטה ומותאמת.
לדוגמה, טפסים כמו יומן עבודה מאפשרים לעובדים לדווח על שעות העבודה, פעולות שבוצעו, ואתגרים שעלו במהלך העבודה וגם להעלות תמונות מהשטח. דוחות טכנאי, מצד שני, יכולים לכלול מידע אודות תיקונים שבוצעו, חלקים שהוחלפו, או הערות טכניות נוספות. היתרון של שימוש בטפסים דיגיטליים במערכת של MyTofsy הוא האפשרות לשלוח את המידע ישירות למערכת המרכזית, מה שמייעל את תהליך העבודה, חוסך זמן ומשפר את ניהול המידע.
סיכום: Tofsy כפתרון קל ופשוט ומונגש לכולם
לסיכום, מערכת Tofsy בולטת במיוחד כפתרון אידיאלי לעובדי שטח ולארגונים שמחפשים פשטות, נוחות ונגישות. התאמתה לנייד, האפשרות לקבל מסמכים במייל, ממשק בניית הטפסים הידידותי, היעדר הצורך בהתחברות וסרטוני הדרכה – כל אלו הופכים אותה לכלי חזק וגמיש במיוחד.
לסיכום
