דוח נוכחות ושעות הוא אחד המסמכים הבסיסיים ביותר בניהול כוח אדם, ועם זאת רבות מהארגונים עדיין מנהלים אותו בנייר, בגיליונות אקסל ידניים או בתהליכים מסורבלים שמאטים את חישוב השכר. Tofsy מאפשרת למעסיקים ליצור דוח שעות דיגיטלי מלא — כולל פירוט ימי עבודה, שעות נוכחות, שעות נוספות, ימי היעדרות ואישור חתימת העובד — ישירות דרך הדפדפן, ללא הורדת תוכנה. העובד מקבל את הדוח לחתימה, חותם בצורה דיגיטלית תקפה משפטית, והמסמך הסגור נשלח אוטומטית למייל של המעסיק. כל התהליך מתבצע בצורה מאובטחת בהתאם לתקן ISO/IEC 27001, ללא שמירת מידע באתר. כך מתקצרת מחזורת אישור שכר, מצטמצמות טעויות אנוש וכל צד מחזיק בתיעוד ברור ומסודר.
למה למלא דוח שעות דיגיטלי?
שימוש בדוח נוכחות ושעות דיגיטלי מבטל את הצורך בהדפסה, סריקה ומשלוח פיזי של מסמכים, ומאפשר לסגור את מחזורת האישור תוך דקות בודדות. מעסיקים מקבלים מסמך חתום, מאומת ושמור בדואר האלקטרוני לאלתר, מה שמפחית סיכון לסכסוכי שכר ומספק תיעוד ברור לכל גורם מוסמך במידת הצורך.
למי מיועד?
דוח שעות דיגיטלי מיועד בעיקר למעסיקים, מנהלי משאבי אנוש ובעלי עסקים קטנים ובינוניים המעסיקים עובדים במשכורת שעתית, יומית או חודשית. הוא מתאים במיוחד לאלה שעובדים עם עובדים מרוחקים, פרילנסרים, עובדי שירותים שנמצאים בשטח, או לכל ארגון שרוצה לעבור ממסמכי נייר לתהליך דיגיטלי מסודר ומאומת.
תוקף משפטי
חוק הגנת השכר, תשי"ח-1958 וחוק שעות עבודה ומנוחה, תשי"א-1951 מחייבים מעסיקים לנהל רישום של שעות עבודה ולשמור על תיעוד מסודר. חתימת עובד על דוח שעות מהווה אישור הסכמה לנתונים המפורטים בו. חתימה דיגיטלית שנוצרת בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001 תקפה משפטית לצורך זה. אין דרישה לנוטריון או עורך דין לצורך אישור דוח שעות רגיל — המסמך הוא פנים-ארגוני ויכול להיחתם על ידי הצדדים בלבד.
